作為年會活動策劃組織者，一定要提前跟演員溝通清楚。通常音樂表演或者娛樂活動要安排在客人預計到達的時間前至少15分鐘開始，這樣就不會出現冷場。要向演員強調必須在客人到達之前做好準備。有些演員檔期較滿則要提前做好安排。

2、如果年會活動策劃到達高潮，是否需要演藝人員延長演出時間?

3、年會活動策劃設備的使用情況如何?

年會活動策劃人員應該向經紀人咨詢。如果舞臺上擺有公司產品，某些明星可能會拒絕登臺，因為這樣看起來像是在為該產品做代言。因此，必須得到對方的書面同意或者使產品展臺與表演的舞臺區分開來。

5、是否需要化妝室?

演員應該如何著裝，是盛裝前來還是來到后再換衣服?如果他們人體彩繪或者化妝面積較大，他們是否需要單獨的洗手間?化妝室是否需要采取安保措施?總之，演員的著裝和舉止方面的要求必須向簽約的演員交代清楚。

7、是否有不宜演奏的歌曲?

必須知道上述人員的電話，如果在年會活動策劃當天出現意外，應該知道找誰、去哪里找、如何最快找到。

9、年會活動策劃設備什么時候到，安裝需要多久時間?

在進行年會活動策劃場地布置和餐桌擺設之前，樂器設備必須安裝到位。設備安裝與會場內進行的其它工作如何協調?先后次序如何安排?

10、如何處理嘉賓的要求?